Archivos
Un hogar organizado y buscable para cada archivo que tu empresa sube.
Archivos te permite subir, organizar y compartir documentos y medios en carpetas, con extracción de texto automática y vista previa para tipos compatibles. Cualquiera que maneje adjuntos, escaneos o activos compartidos lo utiliza.
Lo que puedes hacer
- Subir archivos y organizarlos en carpetas, con arrastrar y soltar para añadirlos rápidamente.
- Previsualizar archivos compatibles en línea: PDFs, imágenes, texto, video y audio, sin descargarlos.
- Buscar el contenido de los archivos gracias a la extracción e indexación automática de texto.
- Descargar un archivo o enviarlo por correo electrónico como adjunto directamente desde tu espacio de trabajo.
- Adjuntar archivos a un contacto y copiarlos o moverlos entre carpetas.
- Controlar el acceso con permisos granulares y centrados en la privacidad, y establecer tipos permitidos y límites de tamaño.
Cómo usarlo
Un administrador activa Archivos desde Configuración → Apps, donde también puede establecer el tamaño máximo de carga y qué tipos de archivos están permitidos. Una vez habilitado, aparece en tu navegación.
Sube un archivo cada vez que recibas algo que valga la pena guardar: un contrato firmado, una foto, una hoja de cálculo, y colócalo en la carpeta correcta. Los archivos compatibles se leen e indexan automáticamente, para que luego puedas buscar lo que está dentro de ellos, no solo sus nombres. Cuando un colega o cliente necesite un archivo, envíalo por correo electrónico como adjunto o adjúntalo al contacto relevante para que viva donde ocurre el trabajo.
Trabajando con tu agente
Pídele a tu agente que encuentre, lea o comparta un archivo y trabaja desde el contenido, no solo el nombre del archivo: resumiendo, localizando y enviando sin que tú abras nada.
Tú: "Encuentra el contrato del proveedor que subimos el mes pasado y resume los términos clave"
Agente: Localiza el archivo, lo lee y te da un resumen en inglés sencillo.
Cómo encaja
Archivos es el complemento de carga para Documentos, que es para el contenido que escribes. Los archivos se adjuntan a los registros en Contactos y se pueden enviar por correo electrónico desde tu Bandeja de entrada. Tu agente lee y analiza el contenido de los archivos para responder preguntas y extraer lo que importa.
Consejo. Da a los archivos nombres claros y consistentes al subirlos, incluso con búsqueda de texto completo, un buen nombre sigue siendo la forma más rápida de llegar al documento correcto.