Planificateur de Voyage
Gère les voyages d'affaires comme un projet : chaque voyage un tableau, chaque réservation une carte, chaque voyageur un profil.
Le Planificateur de Voyage est un espace de travail de style gestion de projet pour organiser les voyages d'affaires et personnels, de la demande à l'itinéraire complété. Les gestionnaires de voyages, les assistants exécutifs et toute personne organisant des voyages pour des collègues l'utilisent.
Ce que tu peux faire
- Soumettre une demande de voyage pour n'importe quel voyageur : un membre de l'équipe, un client, un fournisseur ou un contact, et la voir évoluer à travers un pipeline Kanban de la triage à la réservation jusqu'à l'achèvement.
- Construire des itinéraires à plusieurs étapes (vol, train, autocar, transfert en taxi, ferry) et diviser chaque voyage en cartes de tâches : recherche de vol, hôtel, recherche de visa, vérification de passeport, assurance et plus encore.
- Conserver les profils des voyageurs avec les détails du passeport, la nationalité, les dates d'expiration, les préférences de siège et de repas, les numéros de fidélité et de fidélisation.
- Obtenir des informations sur les passeports et les visas : alertes d'expiration avant le voyage, exigences de visa par nationalité et destination, et vérifications de la couverture d'assurance.
- Suivre où se trouvent les membres de l'équipe sur une carte de voyage, acheminer les demandes pour approbation, et rendre compte des dépenses de voyage par voyageur, événement, destination, compagnie aérienne ou code budgétaire.
Comment l'utiliser
Un administrateur active le Planificateur de Voyage depuis Paramètres → Applications. Une fois activé, il apparaît dans ta navigation principale aux côtés des Profils de Voyage et du Suivi de Voyage.
Commence par soumettre une demande : nomme qui voyage, décris le voyage (ou ajoute des étapes structurées), et le planificateur déduit la destination, les dates et les cartes de tâches nécessaires, ajoutant des cartes de passeport et de visa uniquement pour les étapes internationales. Traite chaque carte jusqu'à "terminé", envoie une demande pour approbation lorsque la politique l'exige, et laisse les profils porter les préférences d'un voyageur pour que tu n'aies jamais à ressaisir les détails du passeport.
Travailler avec ton agent
Confie un voyage entier à ton agent : il peut trouver le voyageur, créer la demande, vérifier les passeports et les visas, et proposer des options de vol, d'hôtel et de transfert pour chaque carte.
Toi : "Planifie un voyage de trois jours à Berlin pour Jane le mois prochain et vérifie que son passeport est valide"
Agent : Crée la demande, construit les cartes d'itinéraire, et signale tout problème de passeport ou de visa.
Comment il s'intègre
Le Planificateur de Voyage lit les voyageurs depuis Contacts et lie les voyages à ton calendrier et à tes événements. Ses cartes de tâches recherchent dans les applications de réservation que tu as installées — Flights & Stays et Expedia — et ton agent peut gérer l'ensemble du pipeline pour toi.
Astuce. Remplis le profil d'un voyageur une fois — expiration du passeport, nationalité et aéroport de départ — et chaque demande future l'hérite, donc les vérifications de visa et de validité s'exécutent automatiquement.